Administrasjonssekretær

Om yrket, jobbmuligheter, utdanninger og lønnsnivå.

Hva gjør en Administrasjonssekretær

Som administrasjonssekretær, har du administrative jobber i handelsnæringen, i import-/eksportbedrifter, og i internasjonale selskaper.

Mulighetene er mange – du kan fylle stillinger som f.eks. administrasjonssekretær, markedssekretær og økonomisekretær.

En administrasjonssekretær gir både geistlige og administrativ støtte til fagfolk, enten som en del av et team eller individuelt. Rollen spiller en viktig rolle i administrasjonen og for smidighet for bedrifter.

Administrasjonssekretæren er involvert med koordinering og gjennomføring av kontorprosedyrer, og har ofte ansvar for konkrete prosjekter og oppgaver, og i noen tilfeller overvåke og føre tilsyn med arbeidet til junioransatte.

Rollen kan ofte overlappe med en personlig assistent.

Vanlige oppgaver for de fleste administrasjonssekretærer inkluderer tekstbehandling, lyd, kopi, brevskriving, arbeider med telefon og e-post henvendelser, skape og opprettholde arkiveringssystemer, holde dagbøker, arrangere møter og avtaler, og organisere reiser for ansatte.

Avhengig av sektor, kan rollen også omfatte flere av følgende:

Kunnskap innen en rekke programvarepakker, for eksempel Microsoft Word , Outlook , Powerpoint , Excel , Access, etc., for å produsere korrespondanse og dokumenter og vedlikeholde presentasjoner, brev, regneark og databaser.
Utarbeide og vedlikeholde kontorsystemer.
Booke rom og konferansefasiliteter.
Delta på møtene, ta tiden og skrive notater
Administrere og vedlikeholde budsjetter, samt fakturering
Opprettholde forbindelsene med ansatte i andre avdelinger og med eksterne kontakter.
Bestille og opprettholde skrivesaker og utstyr.
Sortering og distribusjon av innkommende post og å organisere og sende utgående post.
Opprettholde forbindelsene med kolleger og eksterne kontakter til å bestille reise og overnatting.
Organisering og lagring av papirer, dokumenter og databasert informasjon
Kopiering og utskrift av ulike dokumenter, noen ganger på vegne av andre kolleger.

Utdanning / kompetansekrav - Administrasjonssekretær

Rollen varierer sterkt avhengig av sektor, størrelsen på arbeidsgiver og ansvarsnivå.

Det meste av arbeidet innebærer tekstbehandling, skriftlig og muntlig kommunikasjon, og krever relevant kompetanse som IT, organisatoriske og presentasjonsteknikk, samt evnen til å multitaske og jobbe godt under press.

I noen tilfeller, kreves det at administrasjonssekretæren må å ha et høyt nivå av kvalifikasjoner og / eller tidligere erfaring i spesialiserte sektorer, som for eksempel innen jus.

Lønn

Gjennomsnittlig lønn vil variere avhengig av utdanning, erfaring og spesialisering. Også arbeidsplass, sektor og arbeidsoppgaver vil innvirke på lønnsnivået.

Lønnsnivået i privat sektor vil være noe høyere enn for statlig ansatte.