Arkivtjenesten i Lånekassen har rollen som støttefunksjon for den administrative saksbehandlingen og er organisert under stab HR og administrasjon (13 ansatte). Tre årsverk er knyttet til arkiv, inkludert den fagansvarlige for arkivet. Vi benytter Public 360, og arkivtjenesten har ansvar for drift, opplæring og brukerstøtte på dette systemet. Lånekassen har hatt fullelektronisk arkiv siden 2003 og har i dag ingen papirarkiver.
I mars i år innførte Lånekassen en ny samhandlingsløsning for hele organisasjonen, basert på Microsoft Office365. Vi ønsker oss en dyktig og engasjert arkivar med IKT-kompetanse som skal delta i daglig drift av sakarkivet, og ta ansvar for oppfølging av brukerne av samhandlingsløsningen i forhold til dokumentfangst til arkiv. Du må kunne takle arkivfaglige utfordringer og muligheter i en tid med rask utvikling innenfor digital informasjons- og dokumentasjonsforvaltning.
I tillegg til løpende oppgaver med saksarkivet, vil stillingen innebære å ha tett kontakt med brukerne våre når det gjelder å overføre dokumentasjon fra samhandlingsløsningen til arkivet i Public360, herunder å vedlikeholde rutiner for arkivering, drive veiledning og opplæring.
Vi søker etter en engasjert medarbeider som liker å jobbe med daglig arkivdrift. Det er viktig at du har evne til å skape kontakt med andre mennesker, siden mye av jobben vil være ute i organisasjonen, der du skal ta initiativ og sørge for dokumentfangst til arkivet. Du skal også bidra med modernisering av manuelt arkivarbeid. Det er derfor viktig at du er endringsvillig og åpen for nye måter å jobbe på. Du må kunne håndtere flere prosesser parallelt, noe som stiller høye krav til selvstendig organisering, oversikt og strukturert arbeidsmåte. Det vil være viktig at du raskt klarer å sette deg inn i virksomhetens ulike funksjoner og prosesser.
Det må forventes at arbeidsoppgavene kan endres eller revideres ved behov.
Arbeidsoppgaver
- ha daglige driftsoppgaver i arkivet som betjening av postmottak, journalføring, brukerstøtte, kvalitetssikring av sakarkivdatabasen og publisering på OEP
- ha spesielt ansvar for oppfølging av brukerne i forhold til dokumentfangst til arkiv fra samhandlingsløsningen
- ha tett daglig dialog med og oppfølging av saksbehandlere og ledere på alle nivåer om bruk av Public360
- bidra til økt bruk av Public360 gjennom å bistå arkivansvarlig med videreutvikling av arkivrutiner, herunder vedlikeholde arkivplan, rutinebeskrivelser, opplæringsmateriell for Public360 og arkivrelaterte oppgaver i samhandlingsløsningen
- være kursinstruktør i Public360 og arkivering fra samhandlingsløsningen, både gjennom klasseromsundervisning og i mindre grupper
- delta i prosjekter innen det arkivfaglige fagområdet ved behov
Kvalifikasjoner
- minimum fullført bachelor med bibliotek og/eller arkivkunnskap i fagkretsen
- relevant erfaring fra fullelektronisk arkivdrift i offentlig forvaltning
- gode IKT-kunnskaper, IKT-ferdigheter og teknisk innsikt. Det vil være en fordel med erfaring fra samhandlingsverktøy som Microsoft SharePoint
- kunnskap om relevant lovverk
- kjennskap til digitaliseringsarbeid i offentlig sektor
- gode kommunikasjons- og formidlingsevner i norsk
- ønskelig med god kunnskap om Noark-standarden, nok kunnskap om bruken av Noark-system til å kunne være diskusjonspartner
- ønskelig med praktisk erfaring med forenklings-, automatiserings- og digitaliseringsprosesser innenfor arkivområdet
- kjennskap til fagområdet informasjonsforvaltning
- ønskelig med erfaring med å holde kurs / drive opplæring
Personlige Egenskaper
- Du løser problemer som oppstår, og tar beslutninger der det er nødvendig
- Du er framtidsrettet og nysgjerrig på ny teknologi
- Du har gode kommunikasjonsevner, sosial og i stand til å samarbeide med mange forskjellige mennesker
- Du ser helheten, har god rolleforståelse og er flink til å gjøre kollegaer gode
- Du tar initiativ og kan bidra aktivt med kontinuerlig forbedring
- tilpasningsdyktig og fleksibel
- Du liker å ta ansvar, gjennomføre og sluttføre oppgaver
Vi tilbyr
- en spennende, variert og faglig utfordrende arbeidshverdag
- et godt og utviklende arbeidsmiljø der kontinuerlig forbedring står i fokus
- et sterkt faglig miljø
- vi tilbyr lønnsplassering som rådgiver, kr 459 100 - kr 508 800, avhengig av utdanning og erfaring. For særlig kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes. Det trekkes to prosent av lønnen, som gir medlemskap i Statens pensjonskasse med gode forsikrings-, låne- og pensjonsordninger
Legg ved vitnemål og attester elektronisk, og ta med orginaler eller bekreftede kopier til intervju.
Lånekassen skal preges av mangfold, og våre ansatte skal gjenspeile befolkningen. Vi oppfordrer alle som er kvalifisert, til å søke jobb hos oss. Vi er IA-bedrift og vil legge forholdene til rette for medarbeidere med nedsatt funksjonsevne.
Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste, må dette begrunnes i søknadsskjemaet. Opplysninger kan bli offentliggjort selv om du har bedt om å ikke å bli oppført på søkerlisten, men du vil i tilfelle bli varslet før det skjer.
Kontaktinformasjon
Elisabeth Pedersen Lange, HR leder, e.p.lange@lanekassen.no
Jørgen Hobbel, Arkivfaglig ansvarlig, 90190917, jorgen.hobbel@lanekassen.no
Arbeidssted
Oslo
For elektronisk søknadsskjema:
[Klikk her]Adresse: 0581 OSLO
