Om stillingen
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) er statens fagorgan for styring, organisering og ledelse i staten, og vi skal bidra til effektiv ressursbruk. DFØ leverer også lønns- og regnskapstjenester til rundt 90 prosent av statsforvaltningen, og har ansvaret for statsregnskapet og statens konsernkontoordning. Fra 1. september får vi overført Offentlige anskaffelser fra Digitaliseringsdirektoratet.
Vi søker en positiv og serviceinnstilt medarbeider som skal levere kursadministrasjon, daglig drift av kurssenteret, bistå våre foredragsholdere fra fagavdelingene med produksjon av webinarer og utføre prosessarbeid innenfor sitt arbeidsområde.
Stillingen er plassert i strategi- og fellestjenestedivisjonen, og inngår i administrasjonsavdelingen i Oslo. Avdelingen består i dag av ni medarbeidere og har ansvar for anskaffelser, husleieforvaltning, drift av lokalene, arkiv og dokumentforvaltning, samt resepsjons- og servicetjenester. Du vil jobbe tett sammen med personer på andre områder i DFØ, som kommunikasjonsenheten, IT-avdelingen og resepsjonen. Kursadministratoren er felles kontaktpunkt for alt som gjelder kurs og arrangementer for alle fagavdelingene.
Arbeidsoppgaver
- daglig drift og fasilitering av kurssenteret i samarbeid med resepsjonen
- kursadministrasjon og publisering av kurs på nettsidene
- håndtering og oppfølging av påmeldte deltakere
- produksjon av webinar i samarbeid med kommunikasjonsenheten, IT avdelingen, og kursansvarlige i fagavdelingene
- evaluering av gjennomførte arrangement
- systemforvalteransvar for egne arbeidsplattformer, inkludert opplæring av brukere og dialog med leverandør. Omfatter også oppfølging av utviklingsønsker.
- anskaffe arbeidsverktøy og nødvendig utstyr
Kvalifikasjonskrav
Du må:
- ha fagbrev innen handel- og kontor eller resepsjonsfaget. Relevant yrkeserfaring kan kompensere for utdanningskravet. Dette omfatter blant annet kontorarbeid fra lignende stillinger, konferansesenter eller hoteller, eller andre relevante yrker.
- ha relevant kompetanse og erfaring fra andre kontor- og serviceyrker hvor fokuset er på produksjon og leveranser.
- ha erfaring fra kundeservice
- mestre norsk og engelsk både skriftlig og muntlig
Full opplæring vil bli gitt, men det er ønskelig at du har innsikt eller erfaring med noen av de følgende produktene / områdene:
- Office 365 / Office produkter
- Questback eller andre verktøy for spørreundersøkelser
- utforming av tekst og bilder til publisering på nettsider
- planlegging av større arrangement inkludert bestillinger til hotell, konferanser o.l.
- prosessarbeid i større virksomheter
- Webinar verktøy som Teams Live Events, Samba Live, Webex, eller lignende
Hvem er du?
Du er lærevillig, har evne til å samarbeide og kommunisere godt. Og har en utpreget serviceinnstilling. Du er fremoverlent og nysgjerrig i møte med ny teknologi. Det er viktig at du har høy arbeidskapasitet og trives i et hektisk miljø. Du tør å ta plass og initiativ, og er villig til å lede diskusjoner og møter mot et felles mål
Vi tilbyr
- gode pensjons og forsikringsordninger gjennom Statens Pensjonskasse (SPK)
- en stabil arbeidsgiver med fleksitid og betalt overtid
- gode muligheter for faglig utvikling
- et stort fagmiljø med dyktige kollegaer
Stillingen vil bli plassert som førstekonsulent med lønnsplassering mellom 428 200 til 496 000, avhengig av kompetanse og erfaring. For spesielt kvalifiserte søkere med dokumenterbar kompetanse eller lang erfaring, og som kan ta på seg ytterligere fagansvar, kan stillingen vurderes plassert som rådgiver i lønnsspennet 496 000 til 532 300. Fra lønnen blir det trukket 2 prosent til Statens pensjonskasse. Ved tiltredelse er det seks måneders prøvetid.
Mangfold i DFØ
I DFØ tror vi at mangfold gir oss bredere perspektiver, og at medarbeidere med ulik livserfaring, fagkombinasjoner og perspektiver vil gjøre oss i stand til å finne enda flere gode løsninger på våre oppdrag. Vi oppfordrer derfor alle til å søke jobb uten hensyn til alder, kjønn, funksjonsevne eller etnisk bakgrunn. Du er også velkommen til å søke selv om du ikke kan vise til en sammenhengende yrkeskarriere. Våre lokaler er universelt utformet, og vi legger forholdene til rette for personer med nedsatt funksjonsevne.
I Jobbnorge, hvor du søker på denne stillingen, oppfordrer vi deg til å krysse av for det dersom du har funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn. Avkrysningene danner grunnlag for anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer på i sine årsrapporter.
Vi vil også kalle inn minst én kvalifisert søker i hver av disse gruppene til intervju. For å bli vurdert som søker i disse gruppene, det vil si positivt særbehandlet på denne måten, må søkerne.
Andre opplysninger
Alle som søker stillingen må søke elektronisk via rekrutteringsportalen Jobbnorge. Du må laste opp vitnemål (karakterutskrift om du er under utdanning), eventuell NOKUT-godkjenning for utdanning fra utlandet samt attester for at søknaden din skal vurderes. Vi gjør oppmerksom på at søknaden kun blir vurdert ut fra informasjonen som foreligger ved søknadsfristens utløp. Sørg derfor for at søknaden din tydelig viser hvordan dine ferdigheter og erfaringer oppfyller kriteriene som er beskrevet over.
Etter søknadsfristens utløp vil det bli utarbeidet offentlig søkerliste. Søkere som ber om konfidensialitet, må begrunne dette spesielt i søknaden. Vi gjør oppmerksom på at opplysninger kan bli offentliggjort selv etter ønske om å bli utelatt fra søkerlisten. Søkere vil i så fall bli kontaktet.
Spørsmål om stillingen?
Dersom du har spørsmål om stillingen, kan du kontakte avdelingsdirektør Benedicte Hallingstad på telefon Logg inn for å se kontaktinformasjon eller e-post Logg inn for å se kontaktinformasjon
Se annonsen og søk på stillingen
