En sekretær er en "Management Support Professional". Det vil si at en yter støtten som lederne og mellomlederne i bedriften eller organisasjonen trenger, for å kunne fungere best mulig i jobbene sine.
En sekretær er en viktig lagspiller. En sørger for å utføre de mange store og små administrative oppgaver som er nødvendig for at avdelingen fungerer på en smidig måte, slik at de øvrige medarbeiderne kan yte optimalt.
Sekretærfunksjonen har mange betegnelser: administrasjonssekretær, salgssekretær, kontorsekretær, markedssekretær, prosjektsekretær, administrasjonskonsulent, administrasjonsassistent, lederassistent, Management Assistant, PA, og sjefssekretær.
Andre spesialiseringer er advokatsekretær, helsesekretær, og medisinsk sekretær, som har sine egne oppslag.
For å vise bredden og variasjon i yrket, har vi tatt med en knippe jobbeskrivelser fra typiske stilling-ledig annonser. Noen er mer detaljert enn andre, men til sammen gir de et godt bilde over bredden av oppgavene en sekretær/administrasjonskonsulent forventes å beherske:
Resepsjonsoppgaver: Assistere konsulenter med ulike administrative oppgaver, Kontoroppgaver
Generelt kontorarbeid (telefontjeneste, møteroms- og lunsjbestillinger, diverse utsendelser, oppfølging av medlemmer), oppdatering av hjemmesider, oppdatering av databaser, tilrettelegging for kursvirksomhet, og brukerstøttefunksjoner.
Varierte og allsidige oppgaver, bl.a. økonomihåndtering, kontering og regnskapsoppfølging; vedlikehold av nettsteder, arkiv og kontaktregistre.
Ansvar for administrative rutiner i seksjonen.
Sekretær for byggeprosjektet Nytt Nasjonalmuseum med norske og utenlandske aktører.
Praktisk administrasjon av prosjektet.
Sentralbord: telefon, sortere innkommende post. Ta imot besøkende og holde orden i resepsjonsområde og aviskroken.
Bilagsregistrering og avstemning regnskap. Diverse administrative oppgaver: scanning, kopiering, enkle oversetteroppgaver, oppdatering av diverse dokumenter og registrer/lister.
Registrering og arkivering av mediedekning, enkel IT-support, telefon- og videokonferanseassistanse.
Assistere ved innkjøp, herunder innkjøp punching og mottaksregister; vedlikehold av dataregister; avlasting reklamasjonsbehandling og kundeservice; punching av ordre; avlaste sentralbord; forefallende arbeid i administrasjonen.
Avlaste Divisjonsleder og avdelingsledere i en hektisk hverdag og bistå divisjonens Controller. Oppfølging vedrørende kunngjøringer av forespørsler.
Koordinere og arrangere alle typer møter: mat/drikke, referatskriving, bestille flybilletter/hotell/bevertning etc., bidra med informasjon og presentasjonsmateriell - primært i Power Point.
Utarbeidelse av faktaark/prosjektark og diverse markedsmateriell, korrekturlesing og redigering av rapporter, informasjon og presentasjonsmateriell.
Bistå ved utarbeidelse av tilbud og administrativ prosjektstøtte; ajourhold av arkiv, rammeavtaler, kopiering, rekvisita etc.
Tilretteleggelse ved nyansettelser, trives med å utføre både de små og store oppgavene, behandle all informasjon konfidensielt og diskré, og bistå marked/personal i en ressursgruppe.
Det forventes at en sekretær er positiv og fleksibel, utpreget service-minded, har evne til å arbeide selvstendig, er engasjert og problemløsende, er nøyaktig, har gode samarbeidsevner, og trives i en hektisk og krevende miljø.
Videre er det nødvendig med gode datakunnskaper (tekstbehandling, regneark, databaser, internett og PowerPoint).
Kunnskaper om regnskap, arkivering, innkjøp og reise- og møteplanlegging er som oftest også en fordel.
Gode skriftlige kommunikasjonsevner på norsk, og gjerne på engelsk, er nesten alltid etterspurt.
Sekretærer har ulik utdanningsbakgrunn.
Minstekrav er fullført videregående utdanning innen handels- eller kontorfag, eller fagbrev i handel og kontor.
Mange sekretær/administrasjonskonsulentjobber krever utdanning utover videregående skole, og fagskoleutdanning innen sekretær er da en god start. På universitet og høgskole kan særlig utdanning innenfor administrasjon være nyttig.
Som sekretær, kan du jobbe innenfor de fleste bransjer, både i stat og kommune og i privat sektor.
Begynner du som sekretær, kan du få utvidet arbeidsområder på et høyere nivå eller du kan gå inn i mer spesialiserte stillinger i en bedrift, f.eks innenfor HR, markedsføring, salg, regnskap eller administrasjon.
Du kan også bli Sjefssekretær for Administrerende direktør, eller Lederassistent for andre i ledelsen.
Begynnerlønn for en sekretær lønn vil variere avhengig av utdanning, erfaring og spesialisering. Lønnsutvikling vil også avhenge av personlige egenskaper og arbeidsinnsats, men en erfaren sjefssekretær i en ansvarlig og selvstendig stilling kan tjene rimelig bra.
Lønnsnivået i privat sektor vil være noe høyere enn for statlig ansatte.
