(KarriereStart.no):  

 

Det er ikke til å komme unna at uenigheter, som igjen kan føre til åpne konflikter, er noe som de fleste vil oppleve i jobbsammenheng, før eller siden. Det kan være både krevende og vondt å plutselig befinne seg i en konfliktfylt situasjon på arbeidsplassen, og derfor prøver mange hardt på å unngå at dette skjer med dem selv. Men, er det virkelig en god og konstruktiv strategi i lengden? Det korte svaret er «nei».

 

I denne artikkelen tar vi for oss konflikthåndtering innenfor jobb og organisasjonsliv som tema. Fokus ligger på hvordan man faktisk kan håndtere uenigheter og åpne konflikter på konstruktive måter, heller enn å skygge banen. Vi vært i kontakt med Astrid Kleppe Flacké og Cecilie Kappelslåen, som kommer med verdifull innsikt og kunnskap rundt tema. Flacké er ansvarlig for videreutdanningen i konfliktarbeid og mekling på VID vitenskapelige høyskole, mens Kappelslåen har vært aktiv leder innenfor frivillighet og organisasjonsliv i mange år. Som vi skal se, er noe av hemmeligheten å våge å konfrontere hverandre, heller enn å gå rundt og late som om alt er fint og flott.

  

Hvordan oppstår konflikter?

Når man inngår en hvilken som helst form for samhandling med andre mennesker, vil det alltid være en sjanse for at det utvikles uenigheter, og etter hvert konflikter.

 

— Ofte kan konflikter oppstå når små problemer får utvikle seg over tid. Det kan starte som en liten uenighet som etter hvert blir veldig personlig. Dette fører gjerne til at man starter å unngå hverandre, eventuelt utvikler det seg en slags «åpen krig». Når det går så langt, blir naturligvis situasjonen mye vanskeligere enn den trenger å være, sier Flacké.

 

I en arbeidssammenheng er det verdt å huske på at et samarbeid mellom kollegaer handler om mer enn kun arbeidsoppgaver som skal utføres.

 

— Mange team, grupper og foreninger er veldig opptatt av å gjennomføre selve arbeidet som de skal utføre. Dermed glemmer mange å sette av tid til å dyrke gode relasjoner, forteller Kappelslåen.

 

— Min erfaring er at om man IKKE jobber med å få til gode relasjoner, og et godt teamarbeid, vil ofte utfordringer og konflikter oppstå, fortsetter hun.

 

I tillegg til at relasjoner ofte nedprioriteres, har forskjellige personer gjerne ulike forventninger og standarder til arbeidet som skal utføres.

 

— Utspring til konflikter har mye å gjøre med at man har helt ulike forventninger til hva man skal gjøre, og hvilken innsats man skal legge inn, forteller Flacké.

 

— Et typisk og konkret eksempel som kan føre til konflikt, er at noen «drar hele lasset», mens andre egentlig ikke gjør så mye, og sniker seg unna, legger hun til.

 

Selv om uenigheter og konflikter som fenomen er temmelig universelt, kan strukturen i frivillige organisasjoner, slik som idrettslag og studentforeninger, påvirke hvordan konflikter får grobunn.

 

— Frivillige organisasjoner og studentgrupper blir gjerne bare satt sammen med en slags «flat» struktur, hvor fordeling av roller og ansvar er uklart. Da kan det ofte skje at noen for eksempel tar en uformell lederrolle fordi vedkommende føler noen må ta ansvar for å få ting gjort. Samtidig kan andre bli irritert fordi de føler de blir tråkket på, forteller Flacké.

 

— I tillegg kan det være problematisk at de som blir satt sammen i grupper, i utgangspunktet ikke har valgt å jobbe med hverandre, legger Flacké til.

 

 

 

LES OGSÅ: Frivilligheten vil ha flere studenter

 

Relasjoner, forventninger og ansvarsfordeling

Noe av det viktigste man kan gjøre for å unngå konflikter, er legge til rette for et godt samarbeid. Å jobbe med relasjoner, samt klargjøre forventninger og fordele ansvar, er da viktig.

 

— Å jobbe mot et godt teamarbeid er noe man skal prioritere fra dag én. Det er veldig viktig å jobbe med relasjoner, og å avklare hvilke forventninger man har. Det som er viktig for en selv trenger absolutt ikke å være viktig for de andre. Derfor er det uhyre viktig å avklare disse eventuelle uenighetene i forkant av samarbeidet, sier Kappelslåen.

 

— I de senere vervene mine har jeg alltid prioritert å ta tak i disse tingene før selve arbeidet kommer i gang. Dette er særdeles undervurdert, fortsetter Kappelslåen.

 

Flacké tenker i samme baner som Kappelslåen:

 

— Bli gjerne godt kjent litt med hverandre som gruppe. Snakk om hva som er ambisjonsnivået. «Hvordan skal vi drive dette i lag?». Det kan være lurt å ta en gjennomgang av personers roller og ansvar innimellom, sier Flacké.

 

— Kanskje tenker noen å levere et strålende produkt, mens andre tenker å bare komme seg igjennom prosjektet enklest mulig. I slike situasjoner er det spesielt viktig med en forventningsavklaring, legger Flacké til.

 

Samtidig gjør slike avklaringer det lettere å unngå misforståelser.

 

— Det er lett å misforstå hverandre om man ikke får avklart hva begreper betyr i forkant av samarbeidet, forteller Flacké.

 

Hva betyr det for eksempel å «å gjøre jobben sin», og hva er et «bra produkt»? Avklarer man slikt, minimerer man også faren for misforståelser som kan føre til konflikter.

 

LES OGSÅ: «The Arrival Fallacy» – når tilfredsstillelsen uteblir, selv om målet er nådd

 

Ta tak i mulige problemer tidlig

Ideelt sett skal man altså klare å dyrke frem gode og harmoniske samarbeider. Likevel er det ikke til å stikke under en stol at de fleste vil erfare at uenigheter får utvikle seg, før eller siden.


— Det at man går og kjenner på at noe er vanskelig er helt normalt. Problemene oppstår ofte når man prøver å unngå problemene, snarere enn å håndtere de, sier Flacké.

 

Uavhengig av om det måtte være i en profesjonell sammenheng, i en frivillig situasjon eller noe helt annet, er det lurt å ta tak i gnisninger som oppstår i en tidlig fase. Med andre ord tjener man sjelden på å late som om problemer ikke finnes i lengden.


— Det er først og fremst viktig å ta tak i situasjonen. Det mange gjør, er å unngå situasjoner der konflikter kan oppstå, og man får dermed ikke tatt tak i problemene, forteller Kappelslåen.

 

Ved å snakke om (noen ganger tilsynelatende små) problemer, skaper man en konstruktiv dialog, heller enn å la situasjonen utvikle seg til en destruktiv konflikt. Flacké trekker inn et eksempel med mobilbruk under møter:

 

— Det at folk fikler med mobilen under møter, er en sånn liten ting som kan irritere andre. Du signaliserer jo at møtet og de andre ikke er like viktige som mobilen din. I en slik situasjon kan det være nyttig å lage enkle regler rundt mobilbruk, før problemet utvikler seg mer, og irriterer folk enda mer, forteller Flacké.

 

LES OGSÅ: Har du en en dårlig romkamerat i kollektivet?

 

Unngå «hvisking og tisking»

— Det verdt å tenke på at man ofte ikke «lar være» å ta opp problemer selv om man ikke sier ting direkte til den/de, det gjelder. Du kommuniserer som regel med kroppsspråket ditt at du synes noe er galt til den/de det gjelder uansett, sier Flacké.

 

— Samtidig snakker mange om problemer til andre enn de det faktisk gjelder. Når dette først setter i gang, «løser» man uenighetene på veldig lite konstruktive måter, fortsetter hun.

 

— Det kan lett bli på den måten at man finner støtte for sitt syn hos andre, også finner man en slags felles «kos med misnøyen». Deretter vokser bare problemet, legger Flacké til.

 

Om man snakker direkte til de det gjelder, gjør du oftest ikke bare deg selv en tjeneste.

 

— Det er som regel verdt å ta opp problemet med den, eller de, det gjelder – særlig fordi andre sannsynligvis også opplever problemet, men ikke har turt å ta det opp, sier Flacké.

 

LES OGSÅ: Slik takler du eksamensangsten

 

Slik tar du konfrontasjonen

Det er ubehagelig å utsette seg for konfrontasjoner, men jo mer man lar problemer eskalere, jo tøffere blir konflikthåndteringen. Likevel er det bedre å rydde opp sent, enn aldri.

 

— Når konflikter først oppstår, er det viktig å «gå tilbake til start». Hvem er vi? Hva er det vi ønsker? Det er viktig å tenke gjennom slike ting i fellesskap, sier Flacké.

 

Om konflikten oppstår i en organisasjon eller gruppe hvor man har klare rollefordelinger, har lederen det største ansvaret.

 

— Det er først og fremst lederen sitt ansvar å ta tak i konfliktfylte situasjoner. Å involvere alle partene som er involvert er viktig, slik at alle får si sin mening i fred og ro, uten at de andre involverte er til stedet, sier Kappelslåen.

 

— Videre er den beste løsningen, i mine øyne, å samle hele gruppa for å snakke sammen. Målet må være å komme til en felles enighet, legger hun til.

 

Videre har Kappelslåen tre konkrete tommelfinger-regler til hvordan en leder kan gå frem praktisk for å mekle i konflikter:

 

1.Ta alltid samtaler med de involverte ansikt til ansikt. Send aldri en e-post, eller en SMS, der du skriver ut om hele problemet. Det kan virke særdeles ubekvemt for partene som er involvert.


2. Opptre alltid profesjonelt (alltid!). Selv om du kanskje er uenig med en part, skal du la personen få snakke ut om hvordan vedkommende opplever situasjonen.


3. Gå aldri ut av en konflikt uten å ha en plan på hvordan dere skal løse utfordringene sammen. Det er ikke gitt at alle skal bli gode venner, men man skal komme overens så lenge man jobber sammen.

 

LES OGSÅ: Frustrert over kollektivet ditt? Prøv dette

 

Ta med deg nyttig lærdom

Ingenting er så galt at det ikke er godt for noe. Å være del av en konflikt kan være ubehagelig der og da, men man kan ta med seg verdifull lærdom i etterkant – lærdom som man ikke hadde fått med seg om man ikke hadde tatt tak i problemene.

 

— Når det blir uenigheter innenfor en prosjektarbeider er det mange som tenker at «nå må jeg bare komme meg bort så fort som mulig». Men, man kan heller tenke på dette som en utfordring, og en nyttig erfaring. Samarbeidsevne en veldig viktig kvalitet å ha i dagens arbeidsliv, sier Flacké.

 

Ikke bare kan man bli bedre til å håndtere konflikter. I tillegg kan man lære seg selv bedre å kjenne.

 

— Istedenfor å bare trekke seg ut av konflikter, kan man bruke situasjonen til å bli bedre kjent med seg selv. Spørsmål som «hva er det som gjør at jeg får lyst til å trekke meg?» og «hva er det som gjør at jeg blir lei meg?» er nyttige å stille, forteller Flacké.

 

— Det er mye positivt man kan ta med seg fra en konflikt. Om man er villig til å analysere seg selv, å bli bevisst på hva man lyktes og feilet med, kan man lære så innmari mye av en slik situasjon, sier Kappelslåen.

 

— Du vil bli bedre kjent med deg selv, og ikke minst kommet deg ut av komfortsonen. Dette er noe som alle har godt av, og som gjør at man utvikler seg, fortsetter Kappelslåen.

 

LES OGSÅ: Sjalusien som ødelegger forholdet

 

Når bør vi ignorere problemene?

Vi kan vi spørre oss når det ikke er verdt å ta opp problemer, og dermed risikere å bruke energi på konfrontasjoner.


— Noen ganger er det best å tenke at «sånn er det, men vi går videre». Det gjelder å vurdere ut fra hvor stort man tenker problemet er, og om man tenker at problemet vil gå over av seg selv eller ikke, sier Flacké.

 

— Samtidig bør man vurdere mulighetene for at problemet kan utvikle seg til større konflikter eller ikke, fortsetter hun.

 

Kanskje er det greit å la ballen ligge død om kollegaen din, som spiller høy musikk på nabopulten, likevel slutter om en ukes tid? Men, kanskje det kan lønne seg å snakke med de andre på jobben – hvor du har tenkt å tilbringe de kommende årene – om at møtene ikke føles så givende når mange sitter på Instagram mens du snakker om prosjektet ditt?

 

LES OGSÅ: Folk å unngå på date

 

Vær litt raus

Uansett hvordan man måtte bestemme seg for å håndtere problemer og konflikter, er det viktig at man alltid har en konstruktiv intensjon med hva man foretar seg. Tanker om å ta igjen for noe andre har gjort, eller å ignorere problemer fordi en midlertidig ubehagelig konfrontasjon kan oppstå, er ofte lite konstruktive veier å gå. Samtidig er det liten vits i å grave etter problemer som ikke trenger å være problemer. Samarbeid handler nemlig også om å være litt raus.

 

– Vær litt raus! Øv deg på å samarbeide, og på å inngå kompromisser. Om man kun skal gjøre enkle små oppgaver, kan man gjøre de alene. Om man derimot skal nå langt i livet, må man kunne samarbeide med andre, avslutter Flacké.

 

Klikk her for å se alle studier i Norge og utlandet