(KarriereStart.no)

Altfor mange forretningsmøter er bortkastet tid. Altfor mange bruker generelt mye tid på ting som ikke resulterer i annet enn å unngå produktivt arbeid.

 

I et blogginnlegg på karrierenettstedet Inc.com presenterer business-bloggeren og forfatteren Geoffrey James et sett med enkle regler for å holde møtene korte og rett på sak.

 

1. Alle møter må ha konkrete, målbare formål

Den eneste grunnen til å ha et møte er å diskutere et problem og komme til en beslutning om hva som er neste steg for å løse problemet. Hvis du ikke kan si nøyaktig hvorfor du innkaller til møtet kan du like gjerne droppe det eller sende den unyttige informasjonen på epost.

 

SE VIDEO: Dette er nøkkelen til en mer effektiv møtekultur

 

2. Alle møter må ha en konkret kjøreplan

Kjøreplanen for møtet skal bestå av mål, etterfulgt av noen få (ikke mer enn syv) spørsmål som varierer fra det generelle til det spesifikke.

 

3. Ingen møter bør vare lenger enn en time

En time er omtrent like lenge som folk flest kan fokusere på et enkelt emne, noe som også er grunnen til at de fleste skoletimer og universitetsforelesninger bare er en time lange. (Denne regelen er lett å holde hvis du bare følger de andre reglene.)

 

4. Alt av relevant materiell må være tilgjengelig en dag før

Antagelig kan alle som deltar lese på egenhånd, så det er ingen grunn til å bruke møtetiden til å gå over materialet som enkelt kan leses og bli forstått i forkant. Unngå også formelle presentasjoner. Hvis hensikten med møtet er å diskutere informasjon som er i en presentasjon, bør også presentasjonen (med fotnoter) bli distribuert og lest på forhånd.

 

LES OGSÅ: Derfor kan humor gjøre møtene mer effektive

 

5. Ikke start på nytt om noen kommer sent

Det er uhøflig å tvinge alle som deltar til å gå over materiale som allerede er dekket. Hvis de som kommer for sent absolutt må være til stede, utsette heller møtet.

 

6. Ingen smartphones / nettbrett / laptoper

Denne regelen gir et stort incentiv for alle om å bryte opp møtet så raskt som mulig. Trenger noen å ta notater? Bruk papir og blyant.

 

7. Gruppeskriving må være strengt forbudt

I en verden av delte dokumenter er det ingen grunn til at flere skal sette seg ned for å skrive et felles dokument. Gruppeskriving resulterer alltid i dårlig arbeid uansett. Husk for øvrig det gamle ordtaket: «En kamel er en hest satt sammen av en komite»

 

8. Møteresultater må dokumenteres og distribueres

Grunnen til det er at personen som innkalte til møtet skal holdes ansvarlig for å oppnå møtets konkrete, målbare formål.


Dersom du synes dette regelverket er upraktisk, anbefaler Geoffrey James å prøve det i to uker. Bryt opp de meningsløse møtene, og du vil bli overrasket over hvor mye arbeid som blir gjort.

 

Klikk her for å søke blant tusenvis av ledige stillinger