(KarriereStart.no):
Om du jevnlig leder og/eller deltar i møter på jobben kan du sikkert kjenne deg igjen i at det ikke alltid er en suksess. Sannheten er nok at de fleste møter kunne vært langt mer effektive og givende hvis man hadde en bedre strategi og målsetting med møtet.
Bengt Andreasson er kvalitetssjef i det svenske selskapet Cryo. Han har ledet et prosjekt som skulle gjøre selskapets møter bedre og tydeligere. Ved hjelp av nye retningslinjer og rutiner, økte andelen medarbeidere som var fornøyd med effektiviteten i møtene fra 40 til 70 prosent.
Den nye møtestrategien har gitt resultater for hele virksomheten. Nå kaster de ikke lenger bort tid på unødvendige møter, og de får langt mer ut av hvert møte som avholdes.
Her er Andreassons tips for mer effektive møter:
5 råd når du leder møter
1. Sett av tid i kalenderen til å planlegge møtet.
2. Angi et tydelig formål for møtet. Skriv det i invitasjonen og les det opp i starten av møtet.
3. Varier møblering, møtemetoder, plass osv.
4. Skap delaktighet. Ta imot deltagerne ved å se dem i øynene når møtet begynner.
5. Avslutt med å reflektere. Hva gjorde vi bra? Hva kunne vi gjort bedre? Hvordan gjør vi det bedre neste gang?
5 råd når du deltar i møter
1. Avslutt det du holder på med i god tid, slik at du kan fokusere på det du skal prestere.
2. Tenk over hva du kan bidra med før du ankommer møtet.
3. Ikke ta med telefonen din, selv ikke med avslått lyd.
4. Reflekter over din egen innsats i etterkant av møtet.
5. Sett av tid i kalenderen til oppgaver du eventuelt har fått på møtet.
LES OGSÅ: Slik vekkes engasjementet på arbeidsplassen
Sjekkliste: Er våre møter effektive?
Om du kan svare ja på følgende spørsmål har dere allerede effektive møter. Om du svarer nei på flere punkter, finnes det fortsatt noe som kan forbedres.
1. Våre møter har tydelige formål.
2. Våre møter er godt forberedt.
3. Det er kun de som blir berørt av møtets innhold som deltar på møtet.
4. Jeg vet hvilken rolle og betydning jeg har for møtet.
5. Våre møter blir ledet på en profesjonell måte.
6. Det er tydelig hvilke beslutninger som tas på våre møter.
7. Det er tydelig hvem som har beslutningsansvar på våre møter.
8. Våre møter bidrar til videre utvikling av virksomheten.
9. Våre møter skaper enighet om retningen i virksomheten.
10. Jeg har en følelse av at våre møter fører til konkrete resultater.
(Kilde: Chef.se)
