- En god presentasjon handler om å ta formidlingsoppgaven og tilhørerne på alvor, forteller Siri Blindheim som er konsulent i Retorisk Institutt og kursholder i presentasjonsteknikk.

Forberedelsene

Skal du holde en god presentasjon er det viktig med gode forberedelser.

- Veldig mye av den gode presentasjonen skjer i forkant, sier Blindheim.

I følge kursholderen i presentasjonsteknikk handler gode forberedelser om å tenke igjennom følgende:

Hvorfor du skal kommunisere.
Hva målet ditt er med presentasjonen. Er det for eksempel å inspirere og engasjere tilhørerne?
Hvilket innhold som skal være med i presentasjonen.
Hvem du skal kommunisere til. Gjør deg kjent med målgruppen din.
Hvordan du skal presentere innholdet. Skal du benytte deg av Power Point eller andre hjelpemidler?

Det er også svært viktig å være bevisst på tidsrammen for presentasjonen. Skal du prate i ti minutter, eller har du kanskje en hel time til rådighet?

- Hvis du får fem minutter til disposisjon, så handler det om å vise respekt for andre som også kanskje skal si noe, og for oppdraget du har fått hos tilhørerne. Da er det viktig at du bruker de fem minuttene, ikke syv eller åtte, sier Blindheim.

LES OGSÅ: Dette sier de ansatte om kleskoden i sin bransje

Kursholder: Siri Blindheim er konsulent i Retorisk

Institutt som tilbyr kurs i retorikk og

presentasjonsteknikk. (Foto: Retorisk Institutt)

Viktig med en god start

Tanken på å tale til en forsamling kan ofte fremkalle nervøsitet. Blindheim mener det er viktig å innstille seg på at denne nervøsiteten ikke er noe farlig.

- Det er viktig å skjønne at nervøsitet faktisk er normalt. Ikke la den vippe deg av pinnen, men bruk den heller konstruktivt som en kraft, slik at man innstiller seg på det som skal skje, at man gleder seg til det og er «på».

Én ting man kan gjøre for å føle seg litt tryggere når man går på scenen, er å pugge åpningen, forteller Blindheim.

- Det er litt som å komme riktig på hoppkanten, det er viktig å ikke komme feil ut. Derfor kan det å ha pugget for eksempel innledningen være smart. At du har tenkt nøye igjennom hvordan du vil starte slik at du får denne delen ordentlig på plass. For hvis du snubler litt der så vil du kanskje selv synes det er ubehagelig og blir irritert på deg selv, og så kan det forplante seg videre i presentasjonen, sier Bindheim og tilføyer:

- Du bør også ha tenkt igjennom hvordan du skal avslutte slik at det ikke bare avsluttes med «tusen takk og ha det!». Ikke avslutt presentasjonen på et bunnivå. Du skal gi tilhørerne noe de kan ta med seg videre, et eller annet som er grunnen til at du var der.

I tillegg til å pugge innledningen og avsluntningen på innlegget, råder Blindheim deg til å gjøre følgende i øvingsfasen:

Hold hele presentasjonen høyt for deg selv. Denne «høreprøven» gjør at du både får testet ut hvor lang tid hele seansen tar (med tanke på å holde tidsskjema), og får svar på om det du har skrevet på papiret høres bra ut når du fremfører det muntlig. Da har du muligheten til å justere setninger som virker keitete og for høytidelige.
Få tilbakemeldinger fra venner og kollegaer. Slik får du feedback på eventuelle unoter, for eksempel at du prater for lavt eller for fort, er for rastløs, sier «eh» mellom hver setning og lignende, ting som bør lukes bort før det virkelig gjelder.
Sliter du med å huske det du skal si kan det være lurt å ta i bruk husketeknikker som får stoffet til å feste seg. Tankekart fungerer bra for mange. For andre kan Memoteknikken, der du lager en «reiserute» for eksempel i huset ditt, og assosierer ting i de ulike rommene med nøkkelord til det du skal holde innlegg om.

LES OGSÅ: Slik overvinner du angsten for å holde presentasjoner

Showtime!

Blindheim understreker viktigheten av å gjøre et godt førsteinntrykk når man skal holde en presentasjon.

- Hvis presentasjonen for eksempel foregår i en konferansesal, starter egentlig innlegget ditt lenge før du står på scenen. Det starter fra du entrer rommet. Du må smile, være blid og «på» allerede før du går opp. Du må signalisere med kroppen din at dette har du lyst til, og gå med rak rygg og blikket rettet fremover, forteller Blindheim.

For å fange publikums oppmerksomhet under selve presentasjonen bør du også passe på dette:

Ha blikkontakt med publikum. Manglende blikkontakt gjør nemlig at tilhørerne føler seg oversett, og det er et dårlig utgangspunkt når man ønsker å skape begeistring.
Kroppsspråket er viktig for å fange tilhørernes interesse. Bruk kroppen for å markere viktige punkter, men ikke overdriv! For mye bevegelse vil ta fokuset bort fra innholdet. Har du en Power Point-presentasjon med for eksempel åtte bilder, kan du skifte side på scenen to-tre ganger i løpet av presentasjonen for å slik bruke kroppen din til å indikere når du skifter over til et nytt tema. Dette vil vekke publikums oppmerksomhet.
Bruk stemmen din på en god måte. Ikke prat for fort, for sakte eller for lavt. Varier gjerne litt i dynamikk, slik at det ikke blir for monotont.
Pust riktig! Ta med deg en dyp og rolig pust opp på scenen. Dette vil gjøre deg roligere og dempe eventuelle nerver.
Det er helt greit å ha med manus eller notater, men pass på at dette ikke blir en stor papirmølje som skaper en barriere mellom deg og tilhørerne!
Si ifra når du ønsker spørsmål, og svar kun på spørsmål som er relevante. Da får du spørsmål på de punktene du ønsker og unngår samtidig å bruke verdifull tid på å diskutere temaer som ikke står på agendaen. Og husk, hvis du lover å komme tilbake til et bestemt tema på et senere tidspunkt i presentasjonen, så må du gjøre det.

LES OGSÅ: 5 tegn på at du har dårlig lederstil

Tips til utforming av Power Point-presentasjoner

Ifølge Blindheim bør utformingen av Power Point-slides vente til etter at man har fått kontroll på hvilket innhold som skal være med i presentasjonen.

- Veldig mange gjør den tabben at de starter med å lage hele presentasjonen sin på Power Point, de åpner dokumentet og bare begynner. Da kan du komme litt skjevt ut og det kan bli litt for omfattende, sier Blindheim og legger til:

- Power Point bør brukes helt bevisst som et hjelpemiddel, ikke som støtteverktøy for deg selv. Den skal tilføre noe til presentasjonen. Du kan for eksempel ha med utvalgte eksampler, det kan være bilder slik at folk kan visualisere, i det hele tatt noe som letter formidlingen for de som sitter og skal høre og se på, og som gjør at de kan få stimulert flere sanser.

Når du skal utforme en god Power Point-presentasjon er stikkordet «less is more», understreker Blindheim:

Ikke overless slidesene med masse tekst. Tre til fem punkter holder på hver side.
Bruk gjerne bilder slik at tilhørerne får stimulert flere sanser.
Skal du bruke grafer for å illustrere enkelte poenger må du passe på at de er tydelige, altså at skriften ikke er for liten og at de er forståelige for publikum. Forklar hva grafene betyr.

Dette bør du unngå

Hva er så de vanligste fellene å gå i når man skal holde en presentasjon? Blindheims svar kan oppsummeres i tre punkter:

At man presser inn for mye på innholdssiden og dermed ikke klarer å holde seg innenfor den tildelte tiden, eller blir nødt til å øke tempoet for å komme igjennom alt.
Lager for voldsomme Power Pointer som blir et rent manus fremfor et godt supplement til presentasjonen.
Monoton fremføring - at man glemmer å trene på å ta plass i selve fremføringen. Tilstedeværelsesenergi er viktig!